Projektor

Multimedia-Album
Planung - Organisation - Checklisten

Album

Organisation

Terminplanung
Welche Software wird eingesetzt?
Geräte, Beschaffung und Aufbau
Organisation am Veranstaltungsort

Frage: Brauchen wir eine Profilösung oder genügt eine Amateurlösung? Wenn NN zu den Multimedia-Profis gehört, muss es vielleicht eine Profi-Show werden? Oder vielleicht spricht gerade dann eine "handgeschnitzte" Vorstellung besonders an? Und wer nicht professionell verwöhnt ist, freut sich - oder nicht - unabhängig von der Technik.

Antwort: Wir brauchen eine persönliche Lösung! Weil wir die Schau nicht kommerziell machen, versuchen wir mit der vorhandenen Ausstattung (Hard- und Software) auszukommen. Was vorhanden ist, kann genutzt werden, wenn etwas fehlt, soll möglichst Freeware gesucht werden.

Und denken Sie schon bei der Vorbereitung an die Situation nach der Vorführung: Das hat mir sooo gut gefallen, das muss ich unbedingt haben!

Terminplanung

Gleich nach dem "Startschuss" für das Projekt sollten Sie über mögliche Engpässe im Ablauf nachdenken. Nicht alles steht dann zur Verfügung, wenn Sie es gerne hätten. Je früher Sie die notwendigen Vereinbarungen treffen, desto entspannter können Sie sich um das Album kümmern. Desto mehr Spaß macht es. Desto besser wird das Ergebnis. Desto größer die Freude bei NN und den Gästen.

Der Termin der Veranstaltung - der Vorführung des Albums - ist "irgendwie" vorgegeben: Geburtstag, Jubiläum ... Diesem Termin haben sich alle Zwischentermine des "Projekts" unterzuordnen. Gehen wir einmal davon aus, dass Sie die eigenen Termine und freien Kapazitäten überblicken und steuern können. Fremde Termine müssen Sie berücksichtigen, fragen Sie danach, damit Sie notfalls Alternativen suchen können.

Wann und wie lange sind die "Lieferanten" fremder Fotos / Videos / Audios erreichbar (Freunde, Verwandte, Verein etc.)?
Welche Geräte müssen geliehen werden, wann und wie für lange müssen sie bestellt werden?
Welche Öffnungszeiten für Abholung / Rückgabe sind zu berücksichtigen?
Welche Geräte müssen nicht disponiert werden, z.B. wenn das Hotel Seminar-Ausstattung hat?
Wenn Sie fremde Hilfe in Anspruch nehmen wollen oder müssen: Wann sind die Helfer erreichbar (verreist, Tageszeit)?

Für unser Projekt musste ein Beamer gemietet werden, alle anderen Geräte waren im persönlichen Zugriff vorhanden. Die "Lieferanten" des Bildmaterials waren nach telefonischer Verabredung kurzfristig erreichbar.

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Welche Software wird eingesetzt?

Wenn Sie keine "Materialschlacht" mit Dia- und Filmprojektor, Episkop, Kassettenrekorder und Plattenspieler, mit unterschiedlichen Bild- und Tonträgern, mit ausgefallenen Leuchtmitteln, Bandsalat, Filmriss und Nervenkrise riskieren wollen, brauchen Sie Ihren Computer und passende Software:

Präsentation: Diese für das Album wichtigste Software verbindet Fotos, Videos und Audios und präsentiert das fertige Album
Foto-Bearbeitung: Nicht alle Fotos sind optimal, manchen tut eine Nachbearbeitung gut: Ausschnitt-Vergrößerung, Helligkeit, Kontrast, unerwünschte Inhalte retuschieren
Video-Bearbeitung: Auswahl, Zuschneiden und Sortierung von Szenen, Titel und Übergänge einfügen
Audio-Bearbeitung: Auswahl der Titel, Vereinheitlichung des Datenformats, Verbindung der Titel zu einem begleitenden Sound für das gesamte Album
Verteilen und Dokumentieren: Aus der Vorführung des Albums kann der Wunsch entstehen, eine Kopie, einen Druck oder ein anderes Ausgabe-Medium herzustellen.

Für jede Aufgabe gibt es Software mit unterschiedlicher Leistungsfähigkeit. Es gibt Programme als "Appetitmacher" zum Null-Tarif (als Freeware oder im Lieferumfang anderer Software enthalten), es gibt auch Programme für professionelle Ansprüche zu professionellen Preisen. Einfache Software bietet (halb-)automatische Standardisierung mit weniger Eingriffsmöglichkeiten; mit professioneller Software lassen sich auch ausgefallene Ideen umsetzen, sie fordert dafür deutlich höheren Lernaufwand. Und oft ist es so, dass ein Programm nicht nur eine Aufgabe erfüllt, sondern mehrere, auch wenn sie für das Album nicht benötigt werden.

Die Frage nach der Leistungsfähigkeit für dieses Album ist leicht zu beantworten. Das Album spricht Emotionen an, dafür ist es besser, eine Erinnerung aufzufrischen als wegen nicht erfüllbarer technischer Ansprüche auf die Erinnerung zu verzichten. Wenn höherwertige Software und entsprechende Kenntnisse vorhanden sind, spricht natürlich nichts dagegen, sie auch einzusetzen.

Die folgenden Programme sind typische Vertreter ihrer Kategorien. Sie decken die Spanne von einfach bis professionell ab. Die Zusammenstellung ist beispielhaft, nicht vollständig, mehr Infos gibt es z.B. bei Google.

Präsentation:
Gratis: MS MovieMaker
Profi: MS PowerPoint
Foto-Bearbeitung:
Gratis: MS Picture Manager
Profi: Adobe Photoshop
Video-Bearbeitung:
Gratis: MS Movie Maker
Profi: Adobe Premiere
Audio-Bearbeitung:
Gratis: foobar2000
Profi: Adobe Audition
Verteilen:
Keine zusätzliche Software für Kopie, Druck, PDF
Gratis: PowerPoint-Plugin von ispringsolutions für Flash-Film
Gratis oder Profi: Keine Empfehlung für Video-Konvertierung

Software haben Sie (vielleicht ohne es zu wissen) auf Ihrem Computer, z.B. PowerPoint als Teil von MS-Office, z.B. MS MovieMaker und MS Picture Manager als Bestandteil einiger Windows-Versionen. Andere Software (z.B. foobar2000) können Sie als Freeware oder Shareware-Testversion aus dem Internet downloaden.

Es kann sich durchaus lohnen, für die Präsentation den Windows Live MovieMaker in Erwägung zu ziehen. Seit der Version von 2009 gibt es neue Funktionen und einfachere Bedienung. Microsoft bietet kostenlosen Download an: Windows Live. Ein Video, das einen ersten Eindruck zum Programm vermittelt, finden Sie auf YouTube (englisch-sprachig).

Bleiben Sie kritisch! Der MovieMaker hat eindrucksvolle Möglichkeiten für die Präsentation. Kann er auch die Anforderungen für das Verteilen erfüllen? Kann das Ergebnis z.B. gedruckt werden? Sehen Sie sich vor der Entscheidung für das Präsentations-Programm die möglichen Anforderungen für das Verteilen an.

In unserem Projekt setzten wir PowerPoint für die Präsentation ein, weil das Programm auf den eingesetzten Computern installiert war und weil umfangreiche Erfahrungen vorlagen. Außerdem wussten wir, dass das Multimedia-Album auf Papier - wie ein konventionelles Album - dokumentiert werden sollte, dafür bietet PowerPoint geeignete Möglichkeiten.

Fotos bearbeiteten wir mit Photoshop, weil auch hier Software und Erfahrungen vorhanden waren. (Für die relativ einfachen Bearbeitungen hätte der Picture Manager wohl auch genügt.)

Video-Bearbeitung kam bei uns nicht vor.

Für unseren Audio-Bedarf genügte die Freeware foobar2000, das wir mit der Google-Suche fanden.

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Geräte, Beschaffung und Aufbau

Selbst wenn Sie das Album in Räumlichkeiten vorstellen, die für Seminare oder Besprechungen vorbereitet sind, sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass der "technische Kleinkram" genau dann vorhanden ist, wenn Sie ihn brauchen. Murphys Gesetz sorgt sicher dafür, dass eine Kleinigkeit fehlt, ohne die es nicht geht und dass der Hausmeister oder "Medienmanager" gerade nicht greifbar ist.

Wenn Sie keine "Materialschlacht" etc. riskieren wollen, brauchen Sie für die Vorstellung nicht viel - je weniger, desto besser.

Ihr Computer, z.B. ein Notebook, speichert und synchronisiert alle Software und Daten, mit dem Computer steuern Sie das gesamte Album.

Den Computer (PC, Notebook, Netbook) haben Sie wahrscheinlich selbst, sonst wäre die Idee zum Album nicht entstanden.
Mit einem Beamer projizieren Sie alle Fotos und Videos auf eine Leinwand (bzw. eine neutrale Wand) oder Sie benutzen einen großen Fernseher oder Monitor für die Wiedergabe. Für die Verbindung zwischen Computer und Beamer / Monitor ist ein Monitor-Kabel mit ausreichender Länge nötig.

Vielleicht haben Sie einen Beamer als Bestandteil Ihres Heimkinos. Vielleicht können Sie beim Arbeitgeber oder im Verein einen Beamer leihen. Größere Fotogeschäfte verleihen schon mal Beamer gegen Leihgebühr. Sonst googeln Sie mit den Suchbegriffen "beamer verleih" oder "beamer miete", ergänzt um den Städtenamen. Sichern Sie sich mit der Frage ab, was passiert, wenn die Projektionslampe ausfällt (die sind teuer).
Für den Ton brauchen Sie Verstärker und Lautsprecher, also entweder "Aktiv-Lautsprecher" mit eingebautem Verstärker oder "Passiv-Lautsprecher" mit zusätzlichem Hifi-Verstärker. Kabel und evtl. Adapter sorgen dafür, dass Ihr Computer das Lautsprecher-System versorgen kann.

Wenn der Vortragsraum nicht zu groß ist, genügen kleine "Aktivlautsprecher", wie sie als Zubehör für Notebooks oder MP3-Player angeboten werden. Für größere Räume tut es eine "Mini"-Stereo-Anlage. Mittelklasse genügt, der Sound soll nur Hintergrund sein und nicht vom Album ablenken, Billiglautsprecher können klirren und scheppern. Machen Sie rechtzeitig einen Probelauf und prüfen Sie, ob alle Kabel vorhanden sind, mit kompatiblen Steckern bzw. Adaptern. Die eingebauten Lautsprecher Ihres Notebooks sind wahrscheinlich zu schwach.
Mit einer Verteilerleiste versorgen Sie Computer, Beamer / Monitor, Lautsprecher / Verstärker mit Strom. Wie viele Geräte haben Sie? Mindestens so viel Steckdosen brauchen Sie. Evtl. brauchen Sie mehr, wenn Steckernetzteile mehr Platz beanspruchen. Ausprobieren!

"Standards" wie Verlängerungskabel, Verteilerleisten haben Sie selbst oder können Sie vermutlich am Veranstaltungsort (Hotel?) ausleihen. Setzen Sie das aber nicht als selbstverständlich voraus, klären Sie es vorher ab!

Nachdem Sie das Album am Computer zusammengestellt und (ggf. mehrfach) getestet haben, schließen Sie alle Geräte zusammen (im ausgeschalteten Zustand!) und testen Sie nochmals die Vorführung und das technische Zusammenspiel. Schreiben Sie eine vollständige Checkliste, welche Geräte, Kabel, Bedienungsanleitungen Sie verwendet haben und mitnehmen wollen und ggf. wem Sie was zurück geben müssen.

So sehen im Prinzip der Aufbau und die Verkabelung aus.

Erläuterung: Die Stromversorgung ist ROT dargestellt, die Datenkabel sind GRÜN. Empfehlung: Notebook, Beamer und Lautsprecher stehen gemeinsam auf einem Tisch, dann stören die Kabel nicht so. Wenn ein Kabel im Bewegungsbereich verlegt werden muss, sorgt eine Stolperschleife dafür, dass im Notfall eine "Reservelänge" den Absturz der Geräte verhindert, locker verlegt - nicht stramm gespannt.

Wenn der / die Vorführende kein Technikprofi ist, können Sie alle Adapter, Stecker und Steckdosen so beschriften, dass sie ohne Nachdenken zusammengesteckt werden können. Filzstift-Beschriftung auf Tesakrepp ist nützlich, weil das ohne Rückstände wieder entfernt werden können.

Für unser Projekt benutzten wir ein Notebook, einen (gemieteten) Beamer, relativ starke PC-Aktiv-Lautsprecher und die nötigen Kabel, Adapter sowie eine Verteilerleiste. Mit Ausnahme des Beamers kam alle Technik aus dem eigenen Bestand, das gab zusätzliche Sicherheit. Einen Tisch für die Geräte stellte das Hotel zur Verfügung.

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Organisation am Veranstaltungsort

Sie wissen nun, was Sie brauchen und woher Sie es bekommen können. Das bedeutet noch nicht, dass am Veranstaltungsort alles klappt. Sichern Sie sich ab, indem Sie rechtzeitig vor der Veranstaltung einen "Technik-Termin" vereinbaren. Lassen Sie sich nicht mit einem Telefonat abspeisen. Lassen Sie sich nicht mit pauschalen Aussagen ("Wir stellen ALLES zur Verfügung") abspeisen. Gehen Sie davon aus, dass irgendwas schiefgeht, was Sie nicht selbst beeinflussen können.

Besuchen Sie rechtzeitig den Raum Ihrer Vorführung. Die wichtigen Fragen / Vereinbarungen sind:

Wie sieht der Raum aus, in dem die Präsentation stattfindet? Wo sitzen die Gäste? Wo und auf welchen Tischen werden die Geräte aufgestellt? Sitzt jemand im Lichtstrahl? Wo sind Steckdosen zugänglich?
Ist Verdunkelung nötig / möglich? Wie werden Schalter oder Vorhänge bedient? Wo ist ein ggf. installierter "Zentralschalter" oder Schlüssel zu finden?
Welche Geräte / Möbel / Kabel etc. stellt der Veranstaltungsort zur Verfügung?
Wenn Sie keine Leinwand haben: Können Sie auf eine neutrale Wandfläche projizieren (weiß oder hellgrau, nicht glänzend lackiert, frei von Bildern, Dekorationen, Leuchten, Befestigungen)?
Wer steht bei technischen Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung und wie ist er zu erreichen (Rezeption / Handy / Büro)? Wer vertritt Ihren Ansprechpartner, wie ist der Vertreter zu erreichen?
Welche Termine für Anlieferung, Aufbau, Abbau und Abholung sind zu beachten?

Bei unserem Projekt gab es keine ernsthaften Probleme, nachdem wir unsere Fragen und Anforderungen bewusst gemacht haben. Ob ohne das alles geklappt hätte?

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Organisation am Veranstaltungsort

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